”Door de private cloudoplossing van Bos BTC hebben wij een efficiencyslag gemaakt”

In het werk van een dierenarts telt elke minuut. Arjen van Veenhuisen is de hele dag onderweg naar klanten om dieren te bezoeken. ,,Een auto en een telefoon zijn mijn belangrijkste instrumenten. Want wie een dierenarts nodig pakt direct de telefoon om ons te bellen.’’ Bos BTC laat de communicatie optimaal werken, zodat Dierenartsen AnimalCare kan doen waar het goed in is.

Elke minuut telt

AnimalCare had voorheen locaties in Harderwijk, Ermelo en Putten. Met de verhuizing van de dierenartsenpraktijk in december 2017 naar een nieuw pand aan de Goede Reede 3 in Harderwijk heeft Bos BTC de telefonie van drie locaties samengevoegd in één systeem. Arjen van Veenhuisen, mede-eigenaar van AnimalCare, is verantwoordelijk voor telefonie en ICT. Hij heeft voor een lokale partij gekozen omdat dit voor hem beter werkt: zit je partner in de buurt, dan zijn de zaken snel geregeld. ,,Als dierenartsenpraktijk zijn we erg afhankelijk van telefonie, want daar begint vrijwel elk klantcontact mee. Er is ontzettend veel telefoonverkeer naar de praktijk en naar de dierenartsen in het veld en een groot deel daarvan is spoed. Bij een bloeding, verlossing of keizersnede moet een dierenarts altijd bereikbaar en snel ter plekke zijn.”

Flexibel en eenvoudig

Door de groei van AnimalCare veranderden de wensen: flexibel zijn in het schakelen van dienstdoende dierenarts en gemak voor de klant. De telefooncentrale was verouderd en aan revisie toe. ,,Als klanten buiten kantooruren bellen, worden ze direct doorgeschakeld naar de dienstdoende dierenarts. Ik kan nu via internet met een paar klikken mezelf op bereikbaar zetten als ik de dienst overneem van een collega. In het verleden ging dat veel omslachtiger. Veel dierenartsen willen ook via het nummer van de praktijk kunnen uitbellen naar de klant, zodat duidelijk is dat de dierenarts heeft gebeld.”

Maatwerk, voor specifieke wensen

In 2021 is op advies van Bos BTC een nieuwe telefooncentrale geïnstalleerd. Adviseur Andries Lichtendonk: ,,De specifieke wensen konden beter worden ingevuld met de 3CX private cloudoplossing. Dat is de basis en wij leveren nog een extra dienst als maatwerk geschreven software. Zo komen de vragen bij de juiste medewerker van de verschillende afdelingen Gezelschapsdieren en Landbouwenhuisdieren terecht. Dat was uitdagend ten opzichte van een standaard systeem. Als je in de wachtrij komt, kun je voorrang krijgen bij een spoedvraag. Als de klant ons belt, wordt in het praktijkmanagement systeem de juiste klantkaart geopend en zien wij direct wie het is.”

Efficiencyslag met dank aan 3CX

Het bellen via de 3CX omgeving gaat volgens Van Veenhuisen razendsnel en ook de interne communicatie en doorverbinden is verbeterd. ,,Je ziet op een app op je telefoon of je collega op bezet staat. We hebben een efficiencyslag gemaakt en zijn er zeker op vooruit gegaan.’’ In de tussentijd is ook WhatsApp for business geïnstalleerd. Veel vaste klanten, waaronder boeren, maken gebruik van deze dienst. Van Veenhuisen: ,,Boeren kunnen via WhatsApp gemakkelijk producten bij ons bestellen. De bestelling wordt afgehandeld door onze assistenten; als het klaar staat krijgt de klant een bericht. In het verleden kregen wij als dierenartsen die appjes zelf op onze privénummers. “ Lichtendonk kijkt alweer vooruit. ,,In de toekomst wordt vast en mobiel integratie nog uitgerold.’’

Ook een eigen 3CX private cloud oplossing? Hier vind je meer informatie >>

 

Tekst & foto: Stad in Bedrijf